Das FG Köln hat mit Urteil vom 18.6.2015 entschieden, dass ein besprochene Kassette und ein Excel-Tabelle kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darstellen. Nach Rechtssprechung des Bundesfinanzhofes muss ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogrammes erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden (BFH-Urteil v. 16.11.2005 – VI R 64/04)
Im zu entscheidenden Fall hatte der Steuerpflichtige sein Fahrtenbuch mit Hilfe eines Diktiergerätes aufgezeichnet. Er diktierte dabei den Beginn jeder Fahrt sowie den Zweck, das Datum und den Kilometerstand. Besondere Vorkommnisse (Staus, etc.) wurden ebenso dokumentiert, wie der Kilometerstand am Ende der Fahrten. Zum Untermauern dieser Angaben wurde laut dem Steuerpflichtigen während der Aufnahmen auch das Radio eingeschaltet. Die Aufzeichnungen wurden durchschnittlich zweimal wöchentlich durch eine Sekretärin in eine Excel-Datei übertragen. Diese wurden am Jahresende ausgedruckt und gebunden. Auch die Kassetten aus dem Diktiergerät wurden aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das so aufgezeichnete Fahrtenbuch nicht an und wendet stattdessen die 1%-Methode für den geldwerten Vorteil an. Die hiergegen eingereichte Klage hatte keinen Erfolg.
Die Richter erklärten hierzu:
- Das zu prüfende Fahrtenbuch stellen die besprochen Kassetten dar und nicht die Excel-Tabellen, denn diese können jederzeit geändert werden.
- Die besprochen Kassetten stellen, da Sie jederzeit änderbar sind, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.
- Jedes Band kann komplett neu besprochen werden
- Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert
- Hat der Steuerpflichtige versehentlich ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
- Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „ein zu eins“ in die Excel-Datei übertragen worden sind.
- Ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen geführtes Fahrtenbuch ist nach Auffassung des erkennenden Senats nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.
Das Gericht hat wegen der grundsätzlichen Bedeutung die Revision, im Hinblick auf die Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches unter Berücksichtigung der technischen Entwicklungen der letzten Jahre, zugelassen.
Quelle: FG Köln online, NWB-Datenbank