Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat ein Informationsblatt zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ herausgegeben.
Unter anderen sind die folgenden Punkte hervorzuheben:
- Elektronische Kassen:
- Es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden.
- Für alle Einzeldaten gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, dabei müssen die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
- Es sind auch die Programmier- und Bedienungs-anleitungen sowie Handbücher aufzubewahren.
- Alle Registrierkassen müssen in der Lage sein, diese Daten im Gerät zu speichern, sollte das nicht möglich sein, ist die Kasse umgehend mit einer Speichererweiterung auszustatten.
- Alle elktronischen Kassen müssen ab dem 01.01.2017 den geforderten Voraussetzungen entsprechen.
- Bei einem Kassensystemwechsel sind auch die Altunterlagen gemäß der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
- Offene Ladenkasse:
- Die Anforderungen an die Kassenbuchführung bei einer sogenannten „offenen Ladenkassse“ sind mit erheblichen Aufwand verbunden.
- Von der auch hier grundsätzlich geltenden Einzelaufzeichnungpflicht kann nur abgewichen werden, wenn Ware von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden
- Die Einnahmen müssen in diesem Fall mit Hilfe einen Kassenberichts erfasst werden, in dem der täglich Anfangs- und Endbestand der Kasse aufgezeichnet wird
- Mit Standardsoftware (z.B. Excel) erstellte Tabellen sind nicht manipulaitonssicher und entsprechen nicht den Vorschriften
- Mängel in der Kassenbuchführung
- Ein nicht ordnungsgemäße Kassenbuchführung, hat den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge
- Das Finanzamt hat die Besteuerungsgrundlage zu schätzen, das führt zu Umsatz- und Gewinnzuschätzung und ggfs. zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens
Quelle: Homepage OFD Karlsruhe, Original Informationsblatt
